業務効率化とは、業務中に生じる「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくすことです。この記事では、個人もしくは企業やグループで業務効率化したいと考えている人に向け、仕事をスムーズに進めるための具体的な取り組みやアイデアを解説します。
あわせて、業務を効率化することで得られるメリット、業務効率化を実現するために役立つツールやアイデアを実行する際のポイントなども紹介するため、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは？ その意義と取り組むべき理由
業務効率化とは、業務プロセス中の不要な手間やバランスの取れない作業負荷を減らし、作業効率を向上させることを指します。過度なストレス（無理）、不必要な作業（無駄）、そして業務の偏り（不均一）を排除することがその核心です。
業務効率化のメリット
効率化は、作業のストレス軽減、余計な手間の削減、そして作業負荷の均等化を通じて、個人の作業満足度を高め、組織全体の生産性を改善します。
個人が業務効率化に取り組むメリット
個人が業務効率化に取り組むことで、仕事の負担軽減を図れます。仕事量の多さやスケジュールを調整してムリをなくすことで負担が軽くなり、余裕を持って業務にあたれます。
また、今までの慣例などで行っていたムダな作業を省くことにより、新たな時間を捻出できることもメリットです。時間ができることで他の業務に時間を回せたり、新しい業務にチャレンジできたりと、自身のスキルアップにつながる可能性もあります。
企業が業務効率化に取り組むメリット
企業が業務効率化に取り組むことで、コストが削減できます。ムダを減らすことにより、余計な人員の削減や光熱費などの経費削減ができ、利益の向上が見込めます。
従業員の満足度が向上することも大きなメリットです。余計な業務がなくなって負担や手間が軽くなることで、ライフワークバランスが改善され、従業員のモチベーションや満足度が向上します。これにより、離職率の減少につながる可能性もあります。
業務効率化のためのアイデアとポイント
以下は、業務効率化を実現するためのいくつかのアイデアと実行の際のポイントです。
タスクの明確化とリストアップ
毎日のタスクをリストアップし、優先順位を決める
今日やるべきことが可視化されることで、どのようなスケジュールで1日を過ごせばうまくいくのかがわかりやすくなるため無駄が減ります。また、完了したタスクは都度チェックをしていくことで進捗状況も明確化する上にモチベーション維持にも繋がります。
期限の設定
自己設定のデッドラインを作り、タスク管理を徹底します。
自分で期限を設定することで、後回しにしてしまう可能性を下げます。これは締切効果とも呼ばれ、日々のタスクや業務を効率的にこなしていくためにとても有効な手段です。
いつ、何時までに終わらせるのか明確に設定するようにしましょう。
休暇の重要性
効率的な作業のためには適度な休憩が必要です。
人間の集中力の持続時間は約50分から最大でも90分ほどだと言われています。集中すれば10分で終わるタスクも集中できていない状態では、30分や1時間かかることも珍しくありません。
自分の状態を認識し、適度に休息を取ることで平均的な集中力を上昇させることで大幅な業務効率化が期待できます。
また、一般的に疲労が溜まった夜ではなく脳がフレッシュな朝が最も集中力が高いと考えられています。いつどのようなタスクをするかについて、こういった視点でスケジュールを組むことも個人の業務効率化に向けておすすめの方法です。
整理整頓
作業環境を整えることで、必要な情報を素早く見つけることができます。
これは自分の部屋やデスクの上、自分のパソコンの中身にも共通して言えることになります。身の回りを整理整頓できているかによって、生産的な時間の量が全く変わってきます。
また、人間はスマートフォンが視界に入るだけで集中力が低下しスマートフォンに意識が向いてしまうことが研究で分かっています。
不意に通知が来てスマホを開いてしまったがために、気づいたら2時間SNSを見てしまって自己嫌悪に陥るというのはよくある話です。効率低下予防のためにもまず作業開始時に、集中が阻害されるリスクを減らしておくよう意識すると良いでしょう。
メールの管理
メールチェックの時間を設定することで、集中力を維持します。
仕事をしていると毎日多くのメールが届くでしょう。しかし、届くたびに返信をしていたらやるべき作業への集中が離散的になり業務効率が低下します。
ここで大切なのはメールの返信は1日２回程度行えば大抵問題ないことを知ることです。もちろん場合によっては急ぎで対応すべきこともあるでしょうが、その場合は電話やオンライン会議を行う方が効果的です。
朝１回、昼１回のように時間を決めてそれ以外の時間はメールのことは忘れるようにすることが業務効率を上げるために有効です。
テンプレートの活用
よく使用する文書やメールテンプレートを作成しておきます。
メールの文章や、ブログ記事の挨拶文など毎回同じような内容を繰り返すことも多いと思います。毎回同じ文章を打つのではなく、テンプレートとして設定しクリック一つで入力が完了するようにしておけば生産的な内容に時間を費やすことができます。
また、文章だけでなく自分のメールアドレスや住所などを辞書登録することもおすすめです。誤って個人情報を入力する危険性には注意が必要ですが、毎回住所を調べたり打ち込んでいると一回あたりは数秒の差でも長い目で見れば結構な時間を費やすことになります。
これまで意識していなかったけどこれ何回も打っているな、というメッセージを見つけて辞書登録するようにしましょう。
報告・連絡・相談の徹底
チームとのコミュニケーションを活性化させます。
いわゆる「ホウレンソウ」と言われるもので、ありきたりだと思われるかもしれません。しかしその重要性を侮っていると、やらなくてもいい作業に時間を費やすことになりかねません。
進捗や方向性を定期的に確認することで、無駄なく目標に向かうことができます。それを怠ると、1時間かけて作ったスライドを上司に見せたら目指しているイメージが違ったために作り直すことになったなどよくある話です。
これらを踏まえ無駄を発生させないためのリスクヘッジとして、都度確認を入れることを意識しましょう。
効率化に有効なツール
業務を効率的に行うには、ツールの活用もポイントです。ここでは、役立つツールを紹介します。
タスク管理ツール:
タスクの可視化と進捗管理に役立ちます。
おすすめのツールとしては、AsanaやTrelloなどがあります。
クラウドストレージ
データのアクセス性と共有性を高めます。
個人利用であればGoogle DriveやDropBoxなどがおすすめです。
コミュニケーションプラットフォーム
チーム内コミュニケーションの促進に貢献します。
SlackやChatworkが主流ですが、近年はLINEやDiscordといったツールもビジネス活用され始めています。
リモート会議システム
地理的な制約を超えた会議の実施が可能です。
ツールとしてはいわゆるZoomやGoogleMeetが使いやすさではトップレベルになります。
チャットボット
頻繁な問い合わせに対する自動応答により時間を節約します。
例えばChat GPTなどのモデルや、DocsBotなどのサービスを活用することで独自のデータに基づいた回答が可能なチャットボットを作成することができます。
業務効率化の実行ポイント
明確な目標の設定
効率化の目的を定めます。ただ闇雲に効率化するのではなく、何のために効率化をするのかを明確にすることで本当に必要で効果の大きい業務効率化から着手することが可能になります。
業務の洗い出し
改善すべき業務を特定します。一言に業務効率化といっても、どの部署のどの作業に問題があるのかを明確にしておかないと的外れな業務効率化になりかねません。
データ分析作業を効率化したいという依頼でも、ヒアリングを進めると元データのフォーマットを整える方が費用対効果が大きなどもよくあります。
自社が本当に着手すべき課題はどこなのか、見極める必要があります。
実行可能なアイデアの選定
実現可能なアイデアから段階的に取り組みます。たまに見られる事例として、初めから規模の大きな効率化を進めようとした結果オペレーションがうまく機能せずかえって事業が停滞する要因となってしまうことがあります。
成功すれば効果が大きいものだとしても、実現可能性がどのくらいあるのかについても考える必要があります。
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結論
業務効率化は単に時間を節約するだけではなく、働く人々の満足度と生産性の向上に繋がります。今回紹介したアイデアとツールを活用し、業務をより効率的に進めていきましょう。
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